Jak działa system e-sądów i jak może pomóc prawnik w procesie cyfryzacji wymiaru sprawiedliwości

Postępująca cyfryzacja w obszarze wymiaru sprawiedliwości w Polsce wprowadza zupełnie nowe standardy pracy dla przedstawicieli zawodów prawniczych. Jednym z najważniejszych elementów tej transformacji jest system e-sądów, który z roku na rok odgrywa coraz większą rolę w prowadzeniu spraw cywilnych, w szczególności w postępowaniu upominawczym. W dobie rosnącej liczby spraw oraz potrzeby zwiększenia efektywności postępowań sądowych, prawnik zyskuje potężne narzędzie wspierające zarówno działania kancelaryjne, jak i procesowe.

Czym jest system e-sądów i jakie są jego podstawy działania

System e-sądów, funkcjonujący w Polsce jako Elektroniczne Postępowanie Upominawcze (EPU), to narzędzie stworzone z myślą o uproszczeniu i przyspieszeniu rozstrzygania spraw cywilnych o charakterze pieniężnym. Jest to w pełni zautomatyzowany system informatyczny, obsługiwany przez Sąd Rejonowy Lublin-Zachód w Lublinie, który umożliwia składanie pozwów drogą elektroniczną – bez konieczności fizycznej obecności w sądzie ani drukowania dokumentów.

Podstawową zaletą rozwiązania jest jego efektywność czasowa. Pozew można złożyć o dowolnej porze dnia i nocy, z dowolnego miejsca z dostępem do internetu. Całość odbywa się w trybie online, przy wykorzystaniu portalu ePUAP oraz systemu e-Sąd dostępnego pod auspicjami Ministerstwa Sprawiedliwości. Dzięki standaryzacji procesu, sprawy są rozpatrywane w trybie uproszczonym, często bez konieczności przeprowadzania rozprawy.

Dla prawnika oznacza to ogromną zmianę w podejściu do prowadzenia spraw. Możliwość przygotowania i złożenia setek pozwów w sposób zautomatyzowany otwiera nowe perspektywy dla kancelarii zajmujących się np. odzyskiwaniem należności czy masowym windykowaniem długów. To również realne wsparcie w obsłudze klientów korporacyjnych, dla których czas i skuteczność działania mają kluczowe znaczenie.

Korzyści dla prawnika wynikające z korzystania z systemu e-sądów

System e-sądów staje się narzędziem o strategicznym znaczeniu dla efektywnej pracy prawnika – zwłaszcza w zakresie prowadzenia spraw cywilnych i gospodarczych. Umożliwia on nie tylko szybsze działanie, ale również optymalizację procesów wewnętrznych kancelarii. Prawnik, który umiejętnie korzysta z możliwości tego systemu, zyskuje przewagę konkurencyjną i może znacznie lepiej zarządzać portfelem spraw.

Wśród najważniejszych korzyści dla prawnika warto wymienić:

• Skrócenie czasu oczekiwania na nadanie klauzuli wykonalności – w wielu przypadkach możliwe jest jej uzyskanie w ciągu kilku dni roboczych.

• Niższe koszty postępowania – opłata sądowa w EPU wynosi 1/4 standardowej opłaty, co znacząco obniża wydatki klienta i kancelarii.

• Automatyzacja procesów – możliwość przygotowania pozwów seryjnych i zarządzania dużą liczbą spraw dzięki systemom klasy CRM i integracji z bazą e-Sądu.

• Pełna dostępność akt sprawy online – prawnik ma wgląd w dokumentację i status sprawy bez konieczności fizycznej wizyty w sądzie.

• Możliwość działania z dowolnego miejsca – co szczególnie zyskało na znaczeniu w czasach pracy hybrydowej i zdalnej.

Wszystko to sprawia, że system e-sądów przestaje być jedynie nowinką technologiczną, a staje się realnym wsparciem w codziennej pracy prawnika, szczególnie w zakresie reprezentowania klientów w sprawach o zapłatę. To także odpowiedź na rosnące oczekiwania klientów dotyczące szybkości działania oraz transparentności postępowań.

Wyzwania i ograniczenia systemu e-sądów w praktyce prawniczej

Choć system e-sądów niesie ze sobą liczne udogodnienia, nie sposób pominąć jego ograniczeń oraz praktycznych trudności, z jakimi na co dzień mierzy się niejeden prawnik. Narzędzie to, mimo postępu technologicznego, nadal ewoluuje i nie zawsze funkcjonuje w sposób intuicyjny czy pozbawiony barier prawnych i technicznych.

Jednym z głównych wyzwań pozostaje ograniczenie merytoryczne spraw, jakie można wnosić w tym trybie. System e-sądów został zaprojektowany do obsługi spraw nieskomplikowanych, głównie dotyczących bezspornych roszczeń pieniężnych. Jeżeli pozwany wniesie sprzeciw, sprawa zostaje przekazana do sądu właściwości ogólnej i toczy się już w tradycyjnym postępowaniu, co wydłuża proces i zwiększa jego złożoność.

Dodatkowo, interfejs systemu bywa nieprzyjazny użytkownikowi. Pomimo cyfrowej formy, brakuje wielu funkcji, które ułatwiłyby pracę: automatycznych powiadomień o zmianie statusu sprawy, możliwości wygodnej edycji pozwu czy integracji z popularnymi narzędziami kancelaryjnymi. To rodzi konieczność adaptowania własnych rozwiązań technicznych, co może być barierą dla mniejszych kancelarii.

Kwestie formalne również generują trudności. EPU charakteryzuje się rygorystycznym podejściem do treści pozwu – błędy formalne, nawet drobne, mogą skutkować jego odrzuceniem, a brak kontaktu z sądem w klasycznym sensie ogranicza możliwość wyjaśniania wątpliwości. Prawnik musi więc zachować szczególną precyzję i dbałość o jakość składanych dokumentów.

System nie przewiduje również załączników w postaci dokumentów potwierdzających zasadność roszczenia. Całość opiera się wyłącznie na oświadczeniu powoda. To z jednej strony przyspiesza postępowanie, ale z drugiej – ogranicza jego wiarygodność i skuteczność w przypadku prób kwestionowania roszczeń przez pozwanego.

Jak przygotować się do skutecznego wykorzystania e-sądów w pracy prawnika

Aby w pełni wykorzystać potencjał, jaki daje system e-sądów, prawnik musi nie tylko znać jego zasady, ale przede wszystkim wdrożyć odpowiednie praktyki organizacyjne i technologiczne w swojej kancelarii. Dobrze zaplanowane działania i profesjonalne podejście do procesu elektronicznego mogą przynieść znaczące oszczędności czasu oraz zwiększyć skuteczność działań.

Ważne aspekty przygotowania to:

• Szkolenie zespołu – każdy członek zespołu prawniczego powinien znać strukturę systemu e-sądów, wymagania formalne oraz procedurę obsługi spraw w EPU.

• Standaryzacja dokumentów – tworzenie szablonów pozwów oraz wzorów dokumentów procesowych pozwala skrócić czas przygotowania sprawy i minimalizuje ryzyko błędów.

• Wdrożenie oprogramowania wspierającego – integracja z systemami CRM, automatyzacja tworzenia dokumentów, a także systemy do zarządzania sprawami są kluczowe dla optymalizacji pracy.

• Monitorowanie spraw – należy wdrożyć system nadzoru nad postępem spraw i reagować na ewentualne sprzeciwy lub przekazanie sprawy do sądu tradycyjnego.

• Dbanie o aktualność danych – błędne dane dłużnika, jak chociażby adres, mogą doprowadzić do nieważności doręczeń i oddalenia powództwa.

Stosując te zasady, prawnik zyskuje większą kontrolę nad postępowaniami i może realnie zwiększyć skuteczność kancelarii w zakresie spraw masowych. System e-sądów, mimo swoich ograniczeń, staje się wówczas nie tylko technicznym dodatkiem, ale integralną częścią strategii operacyjnej nowoczesnego prawnika.

Dodatkowe informacje na stronie: adwokat Kraków.

[ Treść sponsorowana ]
Uwaga: Informacje na stronie mają charakter wyłącznie informacyjny i nie zastąpią porady prawnej.