Cyfrowe dokumenty a czynności notarialne – co warto uporządkować przed wizytą w kancelarii?

Telefon może dziś zastąpić dowód osobisty, urzędowy odpis może przyjść jako plik PDF lub XML, a dane spółki da się sprawdzić w KRS bez papierowego zaświadczenia. To jednak nie oznacza, że przed wizytą u notariusza wystarczy zebrać kilka skanów w jednej wiadomości e-mail. Skan dokumentu, urzędowy dokument elektroniczny i dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym to prawnie różne rzeczy.

Najwięcej problemów powstaje nie wtedy, gdy dokumentu brakuje, lecz gdy klient ma go w niewłaściwej postaci. Typowy przykład: elektroniczny odpis aktu stanu cywilnego zostaje wydrukowany i przyniesiony do kancelarii. Papier wygląda poprawnie, ale to właśnie plik elektroniczny jest dokumentem urzędowym. Innym błędem jest założenie, że podpis kwalifikowany pozwala zastąpić akt notarialny albo osobiste stawiennictwo.

Przed wizytą dobrze więc uporządkować nie tylko jakie dokumenty są potrzebne, ale również w jakiej formie kancelaria musi je otrzymać. Poniższe zasady odpowiadają stanowi prawnemu na sierpień 2026 r.

mDowód jest dokumentem. Zdjęcie dokumentu w telefonie już nim nie jest

Przy czynności notarialnej notariusz ma obowiązek stwierdzić tożsamość uczestników. Może zrobić to na podstawie dokumentów przewidzianych prawem, a sposób ustalenia tożsamości wskazuje następnie w sporządzanym dokumencie.

W Polsce można posłużyć się u notariusza mDowodem w aplikacji mObywatel. Jest to pełnoprawny cyfrowy dokument tożsamości, mający własną serię, numer i termin ważności – inne niż fizyczny dowód osobisty. Nie należy przy tym mylić dwóch pojęć:

• mDowód to cyfrowy dokument dostępny w aplikacji mObywatel,

• e-dowód to fizyczny dowód osobisty wyposażony w warstwę elektroniczną i chip.

mDowód nie oznacza również fotografii dowodu zapisanej w galerii telefonu. Zdjęcie, skan lub zrzut ekranu nie zastępują dokumentu wyświetlanego i weryfikowanego w aplikacji.

W praktyce dobrze mieć fizyczny dowód osobisty albo paszport jako dokument awaryjny. Nie dlatego, że mDowód jest u notariusza „gorszy”, lecz dlatego, że telefon może być rozładowany, aplikacja może wymagać aktualizacji, a weryfikacja cyfrowa może zostać utrudniona przez problem techniczny. Przy umowie sprzedaży mieszkania wartej kilkaset tysięcy złotych odkładanie podpisania aktu z powodu rozładowanego telefonu jest wyjątkowo niepotrzebnym problemem.

Osobną kontrolą jest zastrzeżenie numeru PESEL. Przy czynnościach dotyczących między innymi nabycia, zbycia lub obciążenia nieruchomości, użytkowania wieczystego albo spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu notariusz sprawdza rejestr zastrzeżeń. Dotyczy to również pełnomocnictwa do dokonania takich czynności. Jeżeli PESEL osoby fizycznej jest zastrzeżony, notariusz w przypadkach określonych ustawą musi odmówić dokonania czynności.

Przy innych czynnościach notarialnych notariusz również może sprawdzić status PESEL i odmówić czynności, jeżeli numer uczestnika jest zastrzeżony. Dlatego status trzeba sprawdzić przed przyjazdem do kancelarii, a nie dopiero przy stole.

Cofnięcie zastrzeżenia można wykonać między innymi w mObywatelu i jest ono odnotowywane w czasie rzeczywistym. Ponowne zastrzeżenie numeru można aktywować po 30 minutach. Praktyczne rozwiązanie to czasowe cofnięcie ochrony i ustawienie automatycznego ponownego zastrzeżenia po czynności.

PDF nie zawsze jest „oryginałem”, a podpis kwalifikowany nie zastępuje aktu notarialnego

Najważniejsze rozróżnienie przed przesłaniem dokumentów do kancelarii jest proste: trzeba ustalić, czy posiadany plik jest oryginalnym dokumentem elektronicznym, czy tylko cyfrową kopią papieru.

Skan papierowego dokumentu zapisany jako PDF jest przede wszystkim kopią. Można go wysłać kancelarii wcześniej, aby notariusz przygotował projekt aktu, sprawdził dane stron albo ustalił, czego jeszcze brakuje. Sam skan nie staje się jednak przez to dokumentem urzędowym ani oryginałem.

Inaczej wygląda sytuacja z dokumentem, który od początku został wydany elektronicznie przez właściwy urząd. Dobrym przykładem jest odpis aktu stanu cywilnego dostarczony elektronicznie. Taki dokument może mieć postać PDF lub XML i powinien zostać przekazany dalej właśnie jako plik elektroniczny. Jego wydruk nie przejmuje automatycznie mocy prawnej elektronicznego oryginału.

To istotna różnica przy dokumentach z USC. Aktualnie opłata wynosi:

• 22 zł za odpis skrócony aktu stanu cywilnego,

• 33 zł za odpis zupełny.

Jeżeli akt znajduje się już w centralnym elektronicznym rejestrze, odpis powinien zostać wydany w ciągu 7 dni kalendarzowych. Gdy starszy akt trzeba dopiero przenieść z papierowej księgi do rejestru, termin może wynosić 7 albo 10 dni roboczych, zależnie od tego, do którego USC trafi wniosek. To oznacza, że zamawianie odpisu dzień przed aktem notarialnym jest złym planem.

Podobnie trzeba odróżnić zwykły PDF od dokumentu opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest co do zasady równoważny podpisowi własnoręcznemu w zakresie formy pisemnej. Nie oznacza jednak, że zastępuje każdą formę szczególną przewidzianą przez prawo.

Najbardziej praktyczny przykład to nieruchomość. Umowa przenosząca własność nieruchomości wymaga formy aktu notarialnego. Kupujący i sprzedający nie mogą więc podpisać PDF-u kwalifikowanymi podpisami i uznać, że zawarli w ten sposób ważną umowę sprzedaży mieszkania.

Ta sama logika dotyczy pełnomocnictwa. Jeżeli dana czynność wymaga szczególnej formy, pełnomocnictwo do jej dokonania również powinno zostać udzielone w wymaganej formie. Pełnomocnictwo do sprzedaży nieruchomości przygotowane jako zwykły skan podpisanej kartki nie rozwiązuje sprawy.

Cyfryzacja działa natomiast w drugą stronę. Prawo o notariacie pozwala na elektroniczne poświadczenie zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem. Takie poświadczenie notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli dokument ma być później używany w obiegu elektronicznym, warto ustalić z kancelarią jeszcze przed wizytą, czy potrzebny jest właśnie taki wariant.

Praktyczna zasada jest jedna: nie przerabiaj otrzymanego urzędowego pliku. Nie drukuj go po to, żeby ponownie zeskanować, nie zapisuj przez funkcję „drukuj do PDF”, nie rób zrzutu ekranu i nie łącz go bez potrzeby z innymi plikami. Taka operacja może usunąć podpis, pieczęć elektroniczną albo dane potrzebne do weryfikacji dokumentu.

Przed terminem aktu uporządkuj rejestry, pełnomocnictwa i dokumenty zagraniczne

Najlepiej zacząć nie od wysyłania załączników, lecz od krótkiej informacji do kancelarii: jaka dokładnie czynność ma zostać dokonana, kto będzie stroną i z jakiego tytułu dana osoba działa. Lista wymaganych dokumentów przy sprzedaży mieszkania przez właściciela będzie inna niż przy sprzedaży przez pełnomocnika, spółkę albo spadkobierców.

Dopiero potem warto uporządkować dokumenty w czterech grupach.

1. Dokumenty i dane dostępne w rejestrach

Treść księgi wieczystej można bezpłatnie przeglądać online, jeżeli zna się jej numer. Gdy potrzebny jest urzędowy odpis, aktualne opłaty za dokument zamawiany przez internet do samodzielnego wydruku wynoszą 30 zł za odpis zwykły i 75 zł za odpis zupełny. Papierowe dokumenty zamawiane tradycyjnie są droższe – odpowiednio 45 i 90 zł.

Aktualną informację odpowiadającą odpisowi z Krajowego Rejestru Sądowego można natomiast pobrać przez internet bezpłatnie. Nie ma sensu płacić prywatnemu pośrednikowi za dokument, który państwowy system udostępnia bez opłaty.

W przypadku przedsiębiorcy działającego w CEIDG również najpierw trzeba sprawdzić aktualność wpisu: firmę, NIP, adres, sposób reprezentacji i ewentualne informacje o zawieszeniu działalności. Literówka w nazwisku czy nieaktualny sposób reprezentacji spółki potrafią zatrzymać przygotowanie aktu skuteczniej niż brak wydruku.

2. Dokumenty, których forma ma znaczenie

Do tej grupy należą przede wszystkim wcześniejsze akty notarialne, pełnomocnictwa, postanowienia sądów, zaświadczenia, dokumenty spadkowe czy dokumenty dotyczące stanu cywilnego. Skan można wysłać do weryfikacji projektu, ale przed wizytą trzeba zapytać, czy przy samej czynności wymagany będzie oryginał, wypis, urzędowy odpis albo oryginalny plik elektroniczny.

Jeżeli potrzebny jest dodatkowy wypis aktu notarialnego, maksymalna stawka za jego sporządzenie wynosi obecnie 6 zł za każdą rozpoczętą stronę, do czego dochodzi VAT. Przy stawce 23% daje to 7,38 zł brutto za stronę. Kilka dodatkowych egzemplarzy aktu liczącego kilkanaście stron potrafi więc zauważalnie zwiększyć rachunek.

3. Pełnomocnictwa

Najczęstszy błąd polega na przesłaniu kancelarii skanu pełnomocnictwa bez sprawdzenia jego formy i zakresu. Trzeba zweryfikować:

• czy pełnomocnictwo obejmuje dokładnie planowaną czynność,

• czy mocodawca może być reprezentowany przy tej czynności,

• czy dokument został sporządzony w wymaganej formie,

• czy pełnomocnictwo nie zostało odwołane,

• czy pełnomocnik ma prawo udzielać dalszych pełnomocnictw, jeżeli ma to być potrzebne.

Przy transakcjach nieruchomościowych nie wystarczy założenie, że „pełnomocnictwo jest szerokie”. Notariusz bada konkretną treść dokumentu.

4. Dokumenty zagraniczne

Dokument wystawiony za granicą wymaga sprawdzenia zanim zostanie zamówione tłumaczenie albo apostille. Zależnie od państwa, rodzaju dokumentu i obowiązujących umów międzynarodowych może być potrzebna apostille, legalizacja albo urzędowe tłumaczenie na język polski. Nie każdy dokument z państwa UE trzeba legalizować i nie dla każdego dokumentu procedura jest identyczna.

Najgorsza kolejność to: najpierw zapłacić za tłumaczenie kilkunastu stron, potem wykonać apostille, a dopiero na końcu zapytać kancelarię, czy właśnie taki dokument był potrzebny. Najpierw należy przesłać czytelny skan do oceny, ustalić wymagania, a dopiero później zamawiać dodatkowe formalności.

Przy większej liczbie dokumentów opłaca się wysłać kancelarii pliki kilka dni przed terminem i nazwać je czytelnie, np. „pełnomocnictwo_sprzedający”, „odpis_USC”, „KRS_spółka”, „akt_nabycia_2019”. Załączniki nazwane „IMG_4872”, „scan2-final-poprawiony” i „dokument(7)” są drobiazgiem, który w praktyce niepotrzebnie komplikuje kontrolę kompletu.

FAQ – cyfrowe dokumenty przed wizytą u notariusza

Czy mDowód wystarczy do potwierdzenia tożsamości u notariusza?
Tak. mDowód w aplikacji mObywatel jest pełnoprawnym dokumentem tożsamości w Polsce i można posługiwać się nim u notariusza. Zrzut ekranu lub zdjęcie dokumentu nie jest tym samym.

Czy kwalifikowany podpis elektroniczny pozwala podpisać umowę sprzedaży mieszkania bez notariusza?
Nie. Kwalifikowany podpis elektroniczny zastępuje podpis własnoręczny w zakresie formy pisemnej, ale nie zastępuje wymaganej ustawą formy aktu notarialnego.

Czy wystarczy przesłać kancelarii skany dokumentów?
Do przygotowania projektu często tak. Do samej czynności nie zawsze. Kancelaria może potrzebować oryginału, urzędowego odpisu, wypisu notarialnego albo pierwotnego dokumentu elektronicznego. Trzeba to ustalić przed terminem.

Czy elektroniczny odpis aktu stanu cywilnego można wydrukować i potraktować jak oryginał?
Nie. Jeżeli dokument został wydany jako dokument elektroniczny, należy przekazywać jego oryginalny plik. Sam wydruk nie przejmuje automatycznie mocy prawnej elektronicznego dokumentu.

Czy przed sprzedażą nieruchomości trzeba sprawdzić zastrzeżenie PESEL?
Tak. Zastrzeżony PESEL może uniemożliwić dokonanie czynności dotyczącej nabycia, zbycia lub obciążenia nieruchomości i określonych praw. Status najlepiej sprawdzić jeszcze przed wyjazdem do kancelarii, a nie podczas podpisywania aktu.

Czy każdą księgę wieczystą trzeba wcześniej zamówić w formie papierowego odpisu?
Nie. Treść elektronicznej księgi wieczystej można przeglądać bezpłatnie. To, czy w konkretnej sprawie potrzebny będzie dodatkowy urzędowy dokument z CIKW, należy ustalić z kancelarią.

Od czego zacząć?
Najpierw poproś kancelarię o listę dokumentów z określeniem wymaganej formy każdego z nich. Następnie sprawdź status PESEL i dopiero potem kompletuj oryginały oraz pliki elektroniczne. Pierwszy błąd do usunięcia to traktowanie skanu lub wydruku urzędowego e-dokumentu jak elektronicznego oryginału.

Więcej informacji na: https://www.notariuszlodz.com